Усі офіційні представники програми обмінів постійно контролюються. Нагляд здійснює CSIET (The Council on Standards for International Educational Travel). Заснована в 1982 році, ця організація й донині розробляє вимоги та норми, ретельно стежить за їх виконанням, виступає у функції координатора.
Що ж означає програма «Академічний рік за кордоном»? Програма передбачає навчання протягом року у звичайній середній школі за кордоном нарівні з однолітками. Її учасник обирає предмети для вивчення, як і інші школярі, і нарівні з ними бере участь у всіх шкільних заходах. Живе дитина в сім'ї. Вона повністю поринає в життя сім'ї, стає її членом, бере участь у всіх заходах і поїздках. Сім'ї ретельно підбираються приймаючою організацією. Зазвичай дітей до себе беруть ті сім'ї, у яких дитина теж їде за такою програмою в іншу країну, або сім'ї, у яких діти вже виросли і їм бракує спілкування.
За кожною дитиною закріплюється місцевий координатор програми, який протягом усього навчання надає допомогу школяру, стежить за його успішністю, консультує з усіх питань і є необхідною сполучною ланкою між приймаючою сім'єю, учасником програми, українською сім'єю та організатором програми.
Щоб потрапити на рік у закордонну школу, потрібно відповідати вимогам програми. Брати участь у шкільних обмінах можуть лише учні старших класів - від 14 до 17 років. Знання іноземної мови на достатньому рівні - неодмінна умова. Чи відповідає ваш рівень вимогам, визначає тестування, яке проводить місцеве агентство. Тестування складається з письмового завдання та бесіди іноземною. Підсумки оголошуються одразу ж. Дуже важливі результати психологічного тестування - програма досить тривала, і важливо зрозуміти, чи зможе дитина адаптуватися до нових життєвих умов, наскільки вона комунікабельна, чи готова самостійно приймати рішення.
Крім цього, необхідно зібрати солідний пакет документів, на підставі яких буде підбиратися приймаюча сім'я. Спочатку потрібно заповнити досить об'ємну анкету. Школяр пише в ній про себе, про свої інтереси, плани на майбутнє, чому він хоче взяти участь у цій програмі. Для приймаючої сім'ї також необхідно приготувати фотоальбом (6-8 знімків). Це допоможе їм скласти враження про підлітка. Зі школи потрібна виписка про успішність за поточний навчальний рік і за попередні два. І, нарешті, необхідний медичний висновок, у якому має бути зазначена інформація про всі перенесені захворювання, щеплення, операції тощо.
Для поїздки у вересні документи приймаються з початку грудня до кінця березня (для Канади до кінця лютого). Для тих, хто бажає поїхати лише на півроку, з січня, останній термін подання документів - кінець жовтня.
Якщо надіслані документи влаштовують приймаючу сторону, то починається пошук сім'ї. І лише після цього - пошук школи. Деякі учасники лише в останній момент, мало не напередодні вильоту дізнаються, у яке місто, яку школу і в яку сім'ю вони їдуть. Добре, що на початку програми, вже за кордоном, влаштовується загальний інструктивний семінар для кращої адаптації, а потім усі роз'їжджаються по своїх сім'ях, часто розташованих у глухій провінції, але провінції цивілізованій. Особливістю програми є те, що не можна гарантувати певне місто чи район країни. Це пояснюється тим, що сім'ї приймають дітей безкоштовно. Оплачується лише організація програми приймаючій стороні. Тому програми шкільних обмінів славляться відносною дешевизною - від $4.700 до $6.700 за рік. Причому різниця вартості програми на рік і на семестр становить близько $700. Крім того, словосполучення «шкільний обмін» зовсім не означає, що сім'я, яка відправляє свою дитину за кордон, на рік бере на себе зобов'язання приймати в стінах власної квартири «чужоземного гостя». Назва лише показує, що це не односторонній процес. Ваша дитина, наприклад, їде в американську сім'ю, а якийсь американський школяр у цей самий час вирушає до французької, а француз - до англійської тощо. Як правило, програми шкільних обмінів підтримуються державою. Тому у візі відмовляють лише при кричущих порушеннях.
«Академічний рік» - програма, яка дозволяє вивчити на відмінно не лише мову, а й ментальність нації, побачити інший уклад життя, іншу країну. Часто цю програму обирають батьки, які хочуть, щоб їхня дитина потім продовжила освіту в іншій країні. А цей досвід дозволяє прийняти остаточне рішення, чи варто здобувати вищу освіту за кордоном. Вона також виховує дитину, привчає її до самостійності, до відповідальності за свої вчинки, дає можливість ближче познайомитися із собою. Як би голосно це не звучало, за цей рік відбувається становлення особистості дитини: вона вчиться приймати рішення в екстремальних ситуаціях, діяти, виходячи з власних переконань.
Колишні учасники програми потім легко адаптуються до нових умов, уміють ставити перед собою цілі та досягати їх. Більшість дуже добре влаштовуються в житті. Вони не бояться, а навпаки, прагнуть відкривати нове, не зупинятися на досягнутому й іти вперед. Для багатьох програма «Академічний рік за кордоном» - фундамент майбутнього успіху.